Secrétariat
Nombre d’agents : 14
Secrétaires : 9 Standardistes : 2
huissier d’accueil : 1 Reprographes : 2
OBJECTIFS 2009-2010
L’amélioration de la qualité du service fourni dans tous les secteurs :
- La gestion du courrier
- L’accueil
- La confection des cartes scolaires
- le suivi des bons d’autorisation, des bons de caisse, les locations et l’hébergement.
Le dernier conseil de service fait ressortir une année globalement satisfaisante.
La dernière formation sur l’accueil a eu un effet positif sur la qualité du service. Une telle formation est à parfaire en début d’année.
Confection des carnets de correspondance de la 6ème bilingue avec les photos des élèves, avec l’aide du web master
- La gestion des dossiers scolaires.
TRAITEMENT DES ARCHIVES
- Tri et classement, puis versement des documents aux archives
- Finalisation du classement des livrets scolaires de 1967 à 2007.
- Rédaction d’un projet pour la construction d’un centre d’archives des maristes, qui a été soumis à la direction pour appréciation.
- Archivage quotidien des journaux (classement chronologique par mois
- Versement des documents des préfectures.
REPROGRAPHIE
Objectifs : réduire les pannes et les ruptures de stocks en cours d’année.
2.078 669 copies effectuées sur le rizo et les photocopieuses de la salle de reprographie.
Ceci ne prend pas en compte les tirages faits sur les photocopieuses des préfectures et services.
Grâce au contrat de maintenance signé en début d’année, il n’y a pas eu de blocage à la reprographie.
Des nettes améliorations ont été notées dans la gestion des stocks de consommables.
STANDARD ACCUEIL
Accueil téléphonique et physique des visiteurs.
L’absence prolongée de François, la gestion des élèves à la pause de midi et le soir pour occuper les enfants dans l’attente des parents retardataires, sont autant de facteurs qui ont alourdi le travail cette année.
Mme Bernadette DIOUF Chef de Service