Contrôle interne

LE CONTROLE INTERNE (05 agents)

Paul Alain SAGNA Chef de Service

Pierre Alphonse DIENE Agent au Contrôle Interne Contrôle Interne

AFFECTATION : Gestion Administrative et financière du Cours Sainte Marie de Hann

FONCTION : Contrôleur Interne/ Contrôleur Matière

CORPS : Contrôle Interne/ contrôle matières

OBJECTIFS 2009- 2010

Dans le cadre du travail, des projets d’orientation pour l’année 2009- 2010 ont été fixés avec :

Une prévision de nouvelle procédure, favorisant un réel suivi du Budget tel qu’il sera établi, par secteur, de l’établissement, le suivi des travaux d’entretien (centralisation des demandes, vérification sur terrain de la conformité, suivi de l’estimation au niveau des services techniques, présentation à la Direction et vérification de la réalisation). A ce niveau, notre objectif a été dépassé cette année pour atteindre la barre des 95%.une transparence dans la gestion des besoins exprimés (type de matériel/ coût/ opération achat et mise à disposition),l’information et le contrôle efficace des procédures mises en place, une plus grande proximité avec le terrain d’action, une formation générale des agents aux techniques de contrôle est souhaitée, (voir la participation aux séminaires organisés par d’autres entreprises).une recherche continue d’une plus grande fluidité des informations, favorisant des interventions rapides sur les lieux,une mise en place d’une fiche de suivi de retour de matériel sortie de l’école

REALISATIONS 2009- 2010

Suivi des BAA
Pour cette année 2009-2010, une nette amélioration a été notée dans le traitement et le suivi des Bons d’Autorisation d’Achat (BAA). Les transmissions des dossiers se sont effectuées correctement dans l’ensemble, et les factures (Bons à Payer) acheminées dans des délais raisonnables. Il a même été procédé à plusieurs cas de régularisations de factures impayées.

Cependant, une réflexion particulière sur la procédure de réapprovisionnement de la Cafétéria et des Buvettes est nécessaire. L’arrivée tardive des produits est souvent déplorée dans ces secteurs, poussant même parfois la responsable à effectuer des achats directs pour se réapprovisionner.

Aussi, pour une meilleure visibilité des BAA accordés, il serait souhaitable que les Bons signés repassent par le contrôle Interne qui assurera la transmission au service Appro/Stock. Il en est de même pour les Bons à Payer, car une fois qu’ils sont transmis à la comptabilité nous n’avons plus d’information.
(Voir tableau et graphiques des dépenses autorisées par secteur)

Suivi des installations de serrures

Le système prévisionnel de réapprovisionnement de serrures adopté il y a deux ans nous a permis, pareillement cette année, de satisfaire rapidement toutes les demandes d’intervention.

Récapitulatif chiffré des changements de serrures effectués

Serrures à canon simple Bricard : 26/35 reste en stock 09Canons Bricard simple : 52/60 reste en stock 08Poignets Bricard : 27/35 reste 08Serrures rondes (placard) : 98/100 reste 02Serrures ordinaires : 23/30 reste 7Cadenas : 05/05 reste 0Duplication de clefs 110/120
Cette participation à la sécurisation n’a pas été des plus simples, au-delà de la collaboration recherchées avec le service Gardiennage/ sécurité.
Dans nos activités de Contrôle, nous avons, de commun accord avec la comptabilité, procéder à l’inventaire des stocks de l’établissement pour les besoins de clôture des comptes. Cela se poursuivra cette année au temps opportun.
Et dans le cadre des réceptions de matières, comme celui du mouvement des entrées et sorties de matériels.

Travaux d’entretien :

Dans un cadre plus général, l’ensemble des travaux d’entretien demandés ont été effectué. Ceci est du, en grande parti au nouveau système de prise en charges des travaux durant les vacances scolaires. C’est ainsi que les vacances de Noël et de Pâques on été des moments d’intenses travaux de réfections surtout au niveau des préfectures.

Des équipes hétérogènes formées par la Direction et sur la supervision du Contrôle Interne, sont intervenues au niveau des différents Bâtiments de l’école. Cette initiative est à saluer et pérenniser pour que ces équipes agissent spontanément.

Cependant, ces interventions ne seront efficaces que si le matériel est disponible à temps et que les chefs d’équipe s’entendent à travailler dans un esprit de franche collaboration.


Paul Alain SAGNA Chef de Service