Approvisionnement

Nombre d’agents : 05 (Cinq)

OBJECTIFS 2009-2010

OBJECTIF GENERAL

VEILLER A UN APPROVISIONNEMENT CORRECT ET PERMANENT DE L’ENSEMBLE DES SERVICES, PREFECTURES ET SECTEURS DEMANDEURS AFIN DE CONTRIBUER EFFICACEMENT A L’ATTEINTE DES OBJECTIFS GENERAUX DE L’ETABLISSEMENT


OBJECTIFS SPECIFIQUES

Fournitures scolaires :

-Améliorer l’organisation du travail

-Informatiser systématiquement les différentes opérations

-Améliorer le suivi du stock et en avoir une très bonne maîtrise

-instaurer autant que possible un climat propice au travai

Gestion des stocks :

-Prévention des ruptures de stock (objectif : zéro rupture)

-Tenue à jour du fichier général de suivi du stock

-Tenue à jour des fichiers de suivi de stock par service

-S’assurer de la conformité de la procédure de réception et de retrait des produits et du matériel stockés, dans les meilleures conditions de service rendu aux demandeurs

-assurer un rangement cohérent des stocks de matériel et de produits en fonction des services et des rayons affectés auxdits services.


Gestion des stocks :

-Prévention des ruptures de stock (objectifs zéro rupture)

-Tenue à jour du fichier général de suivi du stock

-Tenue à jour des fichiers de suivi de stock par service

-S’assurer de la conformité de la procédure de réception et de retrait des produits et matériels stockés, dans les meilleures conditions de service rendu aux demandeurs

-assurer un rangement cohérent des stocks de matériel et de produits en fonction des services et des rayons affectés auxdits services.


Secteur Achat :

-Diligenter la programmation et l’exécution des achats conformément à la commande

-rendre compte en permanence de l’état d’avancement des achats en cours ou en instance pour un meilleur suivi des approvisionnements

REALISATIONS 2009.2010

Fournitures scolaires :

Dans le cadre de l’organisation du travail les rôles ont été répartis comme suit :

Mme Fall Anita Avril

-Réceptionner tout matériel acheté et destiné au secteur des fournitures scolaires

-Vérifier les bordereaux de livraison et les factures visées par le contrôle matière et en garder une copie

-Procéder à la vérification a priori, de la conformité de la livraison au niveau du coût, de la qualité, et de la quantité commandée ;

-Assurer un inventaire physique et permanent des stocks de fournitures

-Participer à la budgétisation des approvisionnements en fournitures scolaires

-Coordonner la grande vente de fournitures scolaires en début d’année scolaire

-Assurer Travail administratif

Fournitures scolaires :

Mlle Rita Coly

-Vente journalière d’articles

-Veiller à la tenue à jour du fichier informatique des entrées de matériel (à la réception) et des sorties (à l’enlèvement)

-Assurer un inventaire physique et permanent des stocks de fournitures

-Tenue de la caisse de la grande vente de fournitures scolaires en début d’année scolaire


Souleymane SAO

-Vente de tickets repas

-Tenue d’une caisse de la grande vente de fournitures scolaires en début d’année scolaire

En ce qui concerne l’informatisation des opérations :

Suite à un travail de modélisation des tableaux de suivi des stocks de fournitures scolaires et administratives, il a été mis en place

• Un tableau de suivi des ventes journalières de fournitures scolaires indexé sur trente (30) jours, mettant en exergue le niveau de stocks initial et final ainsi que le chiffre d’affaires quotidien et mensuel

• Un tableau de suivi des dotations en fournitures administratives

Fournitures scolaires :

• Un tableau de synthèse des ventes

mensuelles indexé sur neuf (09) mois

• Un tableau de suivi des ventes d’articles spécifiques tels que les fascicules, les dossards, les tickets de restauration, les revues jeunes…

En définitive il en découle une maîtrise du stock de fournitures et un approvisionnement correct des différents secteurs de l’école sans rupture constatée.

Gestion des stocks :

Pour la réalisation des objectifs de ce secteur il a été développé une stratégie de suivi permanent et cohérent et la mise en place d’outils adaptés tel que :

-un tableau Excel de synthèse afin d’informatiser toutes les données relatives au mouvement du stock,

-des tableaux intermédiaires de suivi affectés à tout service dont le stock est pré positionné en magasin

-des carnets de sortie de stock pour chaque service ou secteur (pour justifier un enlèvement ou une sortie de stock) ,

-un registre pour matérialiser la récupération par un service d’un matériel commandé (type de stock en transit à l’appro-stock par opposition au stock pré positionné et faisant l’objet de rotation et de renouvellement périodique),

-une fiche standard informatisée qui nous permet au moment de renouveler le stock d’un article, de renseigner sur :

• la date de relance,

• la date de la dernière entrée,

• la quantité,

• le colisage,

• le prix du colis,

• le stock restant



Gestion des stocks :

• le dernier fournisseur ayant livré cet article

L’assortiment et la cohérence du rangement des rayons nous ont permis de mieux visualiser les articles en magasin et d’organiser les inventaires physiques périodiques.

En conséquence, nous pouvons noter une certaine maîtrise de la mission qui a été assignée, se traduisant par l’informatisation à travers un tableau Excel d’une base de données qui est renseignée au quotidien et par la mise en place d’un tableau standard pour fiabiliser le système d’information rapide et les renseignements donnés aux tiers.

Secteur Achat :

ORGANISATION DU TRAVAIL ET REALISATIONS

-Collecte de tous les bons de commandes déjà signés par le secteur des commandes ;

-Décaissement ou retrait de chèques pour tous les achats au comptant ;

-Regroupement des achats selon les destinations en tenant compte des urgences mais aussi du type de véhicule mis à la disposition de l’agent acheteur

-Vérification avec le contrôle matière et le responsable du magasin de la conformité des documents commerciaux au moment de la livraison ;

-Régularisation des achats au comptant avec le caissier principal ou la secrétaire comptable selon le mode de paiement (espèces ou chèque).

Aucun achat n’est à négliger, nous nous efforçons de mettre à la disposition du demandeur son matériel le rapidement possible. Pour certains achats, en cas d’indisponibilité des véhicules de l’établissement, l’agent acheteur utilise parfois sa moto.

Aménagement d’une journée par semaine pour les régulations avec la caisse.

M. Michel NYOUKI Chef de Service